新人エンジニアの皆さんに向けて「共有フォルダのマナー」を解説

2025年1月8日 2025年1月8日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。

今日は、新人エンジニアの皆さんに向けて「共有フォルダのマナー」についてお話しします。共有フォルダは、チーム全体で情報を管理・共有するための重要なツールです。しかし、使い方を誤ると、必要なファイルが見つからない、データが消えてしまう、無駄な手間が増えるといった問題が発生することがあります。

それでは、共有フォルダを使う際の基本的なマナーを見ていきましょう！

1. 共有フォルダのマナーを守る重要性

共有フォルダは、チーム全員がアクセスする場所です。つまり、1人の行動が全体に影響します。例えば、自宅の本棚に例えるとわかりやすいです。みんなで使う本棚に、適当に本を並べたり置き場所を勝手に変えたりすると、他の人が本を見つけられず困りますよね。

共有フォルダでも同じで、一定のルールを守ることでチーム全体の作業効率が上がり、トラブルも防げます。

2. 基本のマナー

ファイルやフォルダ名はわかりやすく！

「〇〇のファイル」「最新版」といった曖昧な名前は絶対に避けましょう。具体的には、以下のようなポイントを意識してください。

何の内容かを明示する（例：「2025年度_売上報告書.xlsx」）
バージョンを記載する（例：「設計書_v1.0.pdf」）
日付を記載する（例：「2025-01-01_ミーティング議事録.docx」）

適切な名前を付けることで、どのファイルか一目でわかります。

フォルダの階層構造を整理する

フォルダを作る際は、構造をシンプルかつ目的別に整理しましょう。たとえば、こんな階層が効果的です。

/プロジェクト名/
　├─ 01_設計書
　├─ 02_会議資料
　└─ 03_成果物

フォルダが多すぎても少なすぎてもNGです！
1つのフォルダに大量のファイルが詰まっていると探すのが大変ですし、階層が深すぎると逆に迷子になります。

必要以上にファイルを削除しない

共有フォルダでは、自分の判断で不要と思ったファイルを勝手に削除しないことが鉄則です。他のメンバーがまだ使用している可能性があります。削除したい場合は必ずチーム内で確認しましょう。

もし削除が必要であれば、まず「アーカイブフォルダ」を作成してそこに移動する方法がおすすめです。これならデータが完全に失われるリスクを防げます。

3. トラブルを防ぐ工夫

権限設定を確認しよう

共有フォルダの権限設定は重要です。たとえば、「閲覧だけ」「編集可能」といった権限が正しく設定されていないと、意図しないデータ改変や削除が起きることがあります。

基本的には以下のルールを守りましょう：

閲覧権限：情報を見たいだけのメンバーに付与。
編集権限：作業担当者だけに付与。

定期的にメンテナンスをする

長期間放置された共有フォルダは、古いデータや重複したファイルで埋もれがちです。定期的にフォルダを見直して、不要なものを整理したり、命名ルールが守られているかを確認しましょう。

4. まとめ：共有フォルダはチームワークの一部！

共有フォルダの使い方を整えることは、チーム全体の作業効率を上げる大切なステップです。今回お伝えした基本のマナーを意識するだけでも、大きな変化が生まれます。

ここで振り返りポイント！

わかりやすい名前を付ける
階層構造を整理する
削除や編集は慎重に
権限設定を確認する

最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、慣れれば自然とできるようになります。今後もチームでの効率的な作業を目指して、日々の運用を工夫していきましょう！

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投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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