新人エンジニア向けの「ビジネス文書の書き方」について、新人研修講師の方に向けて解説

2024年12月17日 最終更新日時 : 2024年12月17日 山崎講師山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。
新人エンジニア研修で「正しいビジネス文書の書き方」を教えるとなると、少し頭を悩ませますよね。エンジニアは技術力だけでなく、ビジネスの場でもしっかりとした文章を書ける力が求められます。ここでは、新人研修講師向けに、ビジネス文書の書き方を正しく教えるためのポイントをまとめました！

1. ビジネス文書の基本とは？

ビジネス文書は、会社や組織で使う正式な文章です。
例えば、メール・報告書・議事録・依頼書・申請書などが含まれます。普段の会話と違い、「誰が読んでもすぐに理解できる」「正確で誤解のない内容」を意識する必要があります。

2. ビジネス文書の構成を教える

新人にはまず、「ビジネス文書は大体この形になる」という型を教えましょう。

基本的な構成

  1. タイトル（件名）
    • 何について書かれているのか一目で分かるタイトルをつける。
    • 例：「〇〇のご報告」「〇〇のご依頼について」
  2. 宛先・差出人
    • 誰宛に送る文書か、送信者が誰かを記載する。
    • メールなら「〇〇株式会社△△部 〇〇様」と書く。
  3. 本文
    • 結論→理由・詳細→結びの流れが基本です。
      • 結論：まずは何が言いたいのかをはっきり書く。
        例：「〇〇の件について、ご報告いたします。」
      • 理由・詳細：補足情報や具体的な内容を書く。
        例：「〇〇は〜の結果となりました。」
      • 結び：締めくくりの言葉やお願いを書く。
        例：「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
  4. 日付と署名
    • 文書の日付や、担当者名・部署を明記する。

3. 雛形（テンプレート）を活用する

「最初から書け」と言っても難しいので、雛形（テンプレート）を用意しましょう！

  • 雛形を元に書き換えることで、時間短縮にもなり、文書のフォーマットも統一できます。
  • 例えば、以下のテンプレートを渡して、実際に書かせる練習をします。

メールの雛形

件名：〇〇のご報告（依頼）
本文：

  • 宛先：〇〇株式会社 △△部 〇〇様
  • 本文
    　お世話になっております。〇〇の件につきまして、ご連絡申し上げます。
    　（ここに具体的な内容や補足を書く）
  • 結び
    　ご確認いただけますと幸いです。
    　何卒よろしくお願いいたします。

4. 数値や日付、誤字脱字を再確認する

ビジネス文書で最も大切なのは「正確さ」です！

  • 日付や数値が間違っていると、誤解やトラブルの原因になります。
    • 例：「4月30日」と「5月30日」では大きく意味が違う。
  • 誤字脱字は信頼性を損ないます。
    • 「確認」「依頼」「提出」といった言葉は特に注意！

指導ポイント

  • 書いた後は必ず読み直す。
  • 可能であれば第三者にチェックしてもらうクセをつける。

5. 敬語や表現を教える

新人エンジニアは、文章中の「敬語」や「丁寧な表現」に慣れていないことが多いです。

基本の敬語の使い方

  • 「〇〇します」→「〇〇いたします」
  • 「言う」→「申し上げる」「ご報告いたします」
  • 「わかりました」→「承知いたしました」

例
間違い：「了解しました」
正しい：「承知いたしました」「かしこまりました」

6. 実践練習の時間を設ける

「知識を教える」だけでなく、実際に書かせてみることで理解度が深まります。

実践課題例

  1. 報告書を書かせる
    • テーマ：「〇〇の進捗状況について」
  2. メールを作成させる
    • 内容：「〇〇の確認依頼」

書いたものをフィードバックして、良い点と改善点を具体的に伝えましょう！

7. 実際の場面で使えるフレーズ集を渡す

新人がすぐに使えるフレーズ集を用意すると、研修後も役立ちます！

フレーズ例

  • 報告：「〇〇の件についてご報告いたします。」
  • 依頼：「お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。」
  • お礼：「ご多忙のところ、ご対応いただきありがとうございます。」
  • 締め：「何卒よろしくお願いいたします。」

まとめ：ビジネス文書作成の流れ

新人に教えるポイントをまとめると、次のようになります。

  1. 雛形を活用し、型を意識する
  2. 日付や数値を再確認する
  3. 敬語や丁寧な表現を使う
  4. 実践を通してフィードバックする

正しいビジネス文書は、信頼の第一歩です！しっかりと練習すれば、必ず身につきます。研修を通じて、エンジニアとしての基礎力を一緒に育てていきましょう。

今後の学習としては、「自分が受け取ったビジネスメールを分析してみる」「文書を見直す時間を習慣化する」といった方法もオススメです。

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投稿者プロフィール

山崎講師
山崎講師代表取締役
セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
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