研修後のフォローアップメールをより効率的かつ効果的に活用するための「テンプレート作成のポイント」

2024年12月26日 2024年12月26日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。
今回は、研修後のフォローアップメールをより効率的かつ効果的に活用するための「テンプレート作成のポイント」を解説します。テンプレートを準備することで、毎回ゼロからメールを作成する手間が省け、クオリティを保ちながら迅速に対応できますよ！

では早速、テンプレート作成のコツを見ていきましょう。

テンプレート作成の基本構成

フォローアップメールのテンプレートは、以下の構成を基本として考えると使いやすくなります。

挨拶と感謝
研修への参加を感謝し、受講者の努力を称える言葉を入れる。
研修内容の振り返り
研修の要点を簡潔にまとめ、受講者に思い出させる。
実践のための具体的なアドバイス
研修内容を活かすためのヒントや実践例を提示する。
参考資料や追加リソースの提供
必要に応じて、研修資料やリンクを共有する。
次のアクションの提案
具体的な行動を提案し、受講者を後押しする。
問い合わせ先の明記
受講者が質問や相談をしやすいように、連絡先を記載する。

これをもとにテンプレートを作れば、状況に応じて調整するだけでさまざまなケースに対応できます。

テンプレート作成の具体的なポイント

1. 柔軟に使える汎用性を持たせる

汎用性が高いテンプレートは、多様な研修内容に対応できるため便利です。特定の内容に偏りすぎず、以下のように変数部分を明確にしておくと良いでしょう。

こんにちは、[研修名]の講師を務めた[講師名]です。
先日は[研修名]にご参加いただき、ありがとうございました！

変数部分を[]で囲むなどして目立たせると、差し替えが簡単になります。

2. 受講者の興味を引く内容を挿入

テンプレート内に、「受講者が読んでみたい」と感じる要素を盛り込みましょう。例えば、成功事例や簡単なクイズ形式の復習問題を挿入することも効果的です。

例: 成功事例

「先日、同じ研修を受講した方が職場で〇〇を実践し、大きな成果を上げたと報告をいただきました！皆さんもぜひ、挑戦してみてくださいね。」

3. CTA（行動喚起）を明確にする

CTA（Call to Action）とは、受講者に行動を促すための具体的な指示のことです。以下のような例を盛り込むと、メールを読んだ後の行動につなげやすくなります。

「研修で学んだ〇〇を試してみましょう！」
「次回のミーティングで実践結果を共有してください。」
「こちらの資料を確認して、実践に役立ててください。」

4. テンプレートを複数用意する

研修の種類や目的によって内容を変更する必要があります。そのため、以下のようなカテゴリ別にテンプレートを用意しておくのがおすすめです。

カテゴリ	内容
スキル習得型研修	学んだスキルの復習ポイントと具体的な実践例
意識改革型研修	感想や気づきの振り返り、行動に移すためのヒント
管理職向け研修	リーダーシップやマネジメントスキルの活用法
チームビルディング研修	チームで取り組むワークの提案や次のステップの指示

実際のテンプレート例

例：スキル習得型研修向けテンプレート

件名: [研修名]にご参加ありがとうございました！次のステップをご案内します

こんにちは、[研修名]の講師を務めた[講師名]です。  
先日は研修にご参加いただき、ありがとうございました！皆さんの熱心な姿勢に感動しました。

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**研修での重要ポイント**  
- [要点1]  
- [要点2]  
- [要点3]  

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**おすすめアクション**  
1. 職場で[具体的なアクション]を実践してみましょう。  
2. [期間]内に[行動例]を試し、その結果を簡単にまとめてみてください。  

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**追加リソース**  
研修内容をさらに深めたい方は、こちらの資料やリンクをご覧ください。  
[リンク1]  
[リンク2]  

何か質問や相談があれば、いつでもご連絡くださいね！  
次回のフォローアップセッションでお会いできるのを楽しみにしています。

よろしくお願いいたします。  
[講師名]  
[連絡先]

テンプレート活用のポイント

差し込み部分を効率化：Excelなどで受講者情報を管理し、差し込み部分を自動生成する仕組みを作ると便利です。
改善を繰り返す：実際に送付した後の反応や受講者の声をもとにテンプレートをブラッシュアップしましょう。
一貫性を持たせる：研修のトーンや内容に沿ったスタイルで統一感を保つと、受講者に好印象を与えます。

まとめと次のステップ

テンプレートを活用することで、フォローアップメール作成の効率が大幅に向上し、受講者へのサポートも充実させられます。
次は、テンプレートを活用したメールの効果測定や、A/Bテストを活用してさらに改善を目指す方法を学んでみてください！！

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投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
この記事に間違い等ありましたらぜひお知らせください。