FAX送信のビジネスマナー：新人エンジニアのための基本ガイド

2025年1月5日 2025年1月5日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。
今回は、新人エンジニアの皆さんが知っておくべき「FAX送信のマナー」についてお話しします。最近ではメールやチャットが主流ですが、特に一部の業界や年配の方が多い職場ではFAXがまだまだ現役です。正しく使えることで、仕事の信頼感がアップしますよ！

1. FAX送信前の準備

FAX送信には、送る前の確認がとても重要です。適当に送信してしまうと、相手に迷惑をかけてしまったり、情報が漏洩したりすることがあります。

必要な準備

送信先の確認
- 送信先のFAX番号を間違えていないか、必ず確認してください。
- 一桁でも間違えると、関係のない第三者に情報が送信されてしまうことがあります。
送信表（送付状）の用意
- 送付状とは、FAXの一番上に付ける表紙のようなものです。これにより、誰から、誰へ送ったのかが明確になります。
- 以下の情報を記載しましょう：
  - 送信先の会社名・部署名・担当者名
  - 自分の会社名・部署名・自分の名前
  - 送信日時
  - 送信枚数
  - 簡単な挨拶文（例：「お世話になっております。本日送信いたします書類についてご確認をお願いいたします。」）

送付状のテンプレート例

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【FAX送付状】

送信先：○○株式会社　△△部　□□様
送信元：△△株式会社　□□部　▲▲
FAX番号：03-XXXX-XXXX
送信枚数：3枚（送付状含む）
送信日時：2025年1月4日

内容：
お世話になっております。
以下の資料をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

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2. FAX送信中の注意点

正確に送信する

機械に紙をセットするとき、上下や向きに注意してください。間違えると白紙が送られることがあります。
送信先の番号を再度確認。番号間違いはよくあるミスです。

トラブルを避けるためのコツ

通信エラーを確認する
送信が失敗した場合、機械にエラーが表示されることがあります。その場合は、再送信を試みるか、相手先に確認してください。
送信履歴を保存する
送信が終わると、機械から「送信結果報告書」が出ることがあります。これを保管することで、送信した証拠になります。

3. 送信後の対応

送信後のフォロー

FAXを送ったら、相手に「FAXを送信しましたのでご確認ください」と電話やメールで連絡を入れましょう。
FAXはリアルタイムで確認できるとは限らないので、フォローの連絡はマナーの一環です。

再送信が必要な場合

相手が受け取れていない場合は、丁寧に再送信を申し出ましょう。その際も送付状を付け直してください。

4. FAX送信のメリットとデメリット

メリット

即時性：紙媒体をその場で送れるため、急ぎの文書送付に便利。
アナログで安心：一部の書類は、手書きや印鑑の押された状態をそのまま送れるため、信頼性が高い。

デメリット

誤送信のリスク：番号を間違えると重大な情報漏洩になる可能性があります。
手間がかかる：メールと比べると準備や送信に時間がかかります。

5. FAX送信が必要な場合の心得

最近ではメールで代替されることが多いですが、FAXはアナログだからこその強みもあります。特に契約書や手書きの資料をやり取りする場面では、未だに必要とされることが少なくありません。

新人のうちは「なぜFAXを使うの？」と疑問に思うこともあるかもしれませんが、相手のニーズや状況に合わせて柔軟に対応する姿勢が大切です。

これからFAXを送る際には、今回お話ししたポイントをぜひ意識してみてくださいね！慣れてしまえば簡単なので、まずは送付状の作成から練習してみましょう。

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投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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