2.3 失敗しないプロジェクトのための段取り力研修

まずは、標準作業時間を割り出すために記録を取ることをお勧めしています。

メモ魔になって記録魔になるのです。

自分ひとりプロジェクトの場合、PMBOKを何処まで取り入れるべきなのかは悩みどころです。

研修では、使えるものだけ使ってください。

とお話しています。

ただし、肌感覚として

１．WBS

は導入が容易だと思われます。

また、タスクが分解できると、それぞれのタスクの標準工数を記録できるはずです。

経験が少ないと誤差も大きいかもしれません。

それでも実際の作業時間を測って記録しておくことは重要です。

なぜなら、その値をひとまずの標準として、次の改善につなげることができるからです。

「計測できないものは管理できない」

という言葉があります。

数値になっていないものは改善しようにも改善できないのです。

ですから、まずは、標準作業時間を割り出すために記録を取る事から始めたいのです。

次に余裕があれば、

２．リスク登録簿

をお作りすることをお勧めしたいです。

なぜなら、すべてのリスクを洗い出し、予防対策が打てれば、

あるいは、予防対策が打てなくとも発生時対策が打てれば、

プロジェクトは上手くいくはずなのです。

ということで、まずは記録を取ること。

そして、WBSでプロジェクトの段取りをすること。

最後に、リスク登録簿でリスクの先読みをすることをオススメいたします。

はい、一部は試験対策になります。

PMP（Project Management Professional）というプロジェクトマネジメントの国際資格があります。
※詳細はPMI日本支部のサイトを参照ください。

本研修はPMP試験の前提知識となるPMBOK（Project Management Body of Knowledge：プロジェクトマネジメント知識体系）に準拠しておりますので、ある程度は試験にも役立つ内容になっております。

しかし、PMBOKは

①ITプロジェクトだけでなく全ての業界のプロジェクトを含んでいる点
②どちらかというと大規模プロジェクト向きで小規模プロジェクト向きではない点

を考慮して弊社ではカスタマイズをしております。

そういう意味では、PMP資格試験対策ではありません。

また、PMP受験のためには一定の研修受講要件がありますので、その意味からも本研修は試験対策には不適切です。

ただし、PMBOKの10の知識エリアのうち、
①スコープマネジメント
②スケジュールマネジメント
③リスクマネジメント

について、

また5つのプロセス群のうちの

①計画プロセス

については相当詳しくやりますので、試験勉強をされるうえで参考になるものと思われます。

ちなみに、この研修を受けていただきますとPMP資格の維持に必要な単位であるPDUは1時間ごとに１PDU発行できます。

当社の推奨しているプランニングポーカーの進め方です。

【プランニングポーカーの８ステップ】
１．期間固定のタスクと変動するタスクを区別する。例えば、ミーティングのように期間固定で人数により規模
が大きくなってしまうものは横に除けておき、後でまとめて見積もる。
２．ベースラインを決める
全員で基準になるタスクを決める。全員が経験を有していてあまり大きくないもの。これを規模２と仮置きす
る。（規模は標準的な作業者が一人で作業した場合で見積る。）
３．タスクを選ぶ
見積もるタスクを選び、先のベースラインを規模２としたときに、どのくらいの規模と考えるか各自カードを
選ぶ。（相対見積り）
４．カードを場に出す
各自選んだカードを同時に場に出す（これが名前の由来）。この時点で意見が一致したら見積もり完了。意見が
一致しなければ次へ。（棄権はカードを裏向けて出す）
５．見解を述べる
一番大きなカード、一番小さなカードを出した人は、その理由を簡潔に話す。
６．もう一度カードを出す
見解を聴いたうえで各自カードを選び直し、同時に場に出す。この時点で意見が一致したら見積もり完了。
７．３回で切り上げる
３回カードを出しても意見が一致しない場合は、１．大きい方を採用（安全重視）、２．平均値を採用（コンセ
ンサス重視）のどちらかの方法で値を決める。
８．すべてのタスクで相対見積もりをしたら、
①相対見積りを絶対見積りに直す。（規模２が５日なら、規模３は７日又は７．５日又は８日）
②工数を期間に直す。（工数 30 人日のタスクを 3 人で実施すれば期間は 10 日）
９．１で除外した期間固定のタスクを見積もる。
期間×人数＝工数。（期間 1 日のタスクに 5 人かければ工数 5 人日）

このとき、期間変動タスクと期間固定タスクでは、工期と工数の算出方法に以下のような違いがあります。

WBSの最下位レベルのタスクをワークパッケージといいます。

それ以上“子供”のいないタスクがワークパッケージです。

このワークパッケージの粒度はプロジェクトにより異なります。

一般的な指針としては、5日～10日間程度の作業にすると良いでしょう。

なぜなら、週一で進捗定例会議をする組織が多いため、完了／未完了という判断ができ、曖昧さが減るからです。

ただし、より重要な視点として、実効性のあるWBSとするために以下の３点の指針に沿うと良いでしょう。

• 成果物がイメージでき責任者を任命できるレベルまで分割する。
• 実績の少ない作業や複雑なものほど細かく分解する。
• 過去に十分実績のある作業については細かく分解しなくてもよい。

上記、2，3については逆をやってしまうことも多いようです。

WBSは地図のようなものです。

地図は知らない土地でこそ役に立ちます。

研修では規模の大小にかかわらず使える手法をお伝えしております。

規模が大きくなった場合は、一部のタスクを独立させてWBSにすると思います。

場合によってはそれぞれのタスクにPMを専任することもあるでしょう。

いわゆる段階的詳細化の考え方です。

従いまして、規模が大きくなったときも今回と同じ手法が使えます。

ただし、注意点としては、大規模プロジェクトでは人手で集約／集計することが難しくなりますので、

システム化が必須となるでしょう。

プロジェクトである限りはWBSを作成すべきです。

どんなに小さなプロジェクトでもタスクリストは作れるはずです。

例えば、個人のお引越しのようなプロジェクトであってもタスクをリスト化する習慣を持たれると良いでしょう。

手前味噌ですが、私は企業研修の一日一日もプロジェクトと考えてタスクを出しています。

そして、研修中はリアルタイムに時間を書き換えて時間内に収まるように調整していたりします。