新入社員に必要なビジネスマナー研修の内容とは？おすすめの研修もご紹介

自社の新入社員が礼儀知らずと言われないようビジネスマナー研修に力を入れたいけれど、具体的に何を教えるのが理想的なのかイメージがわかず困っている人はいませんか？

この記事では、IT企業の新入社員に必要なビジネスマナー研修の内容からおすすめの研修まで詳しくご紹介します。

新入社員におけるビジネスマナーの現状とは？

2022年5月に、株式会社manebiがZ世代（21才以上25才以下）の会社員300人を対象に行ったアンケート調査で、苦手なビジネスマナーについて聞いた所、次のような結果でした。

苦手なビジネスマナー	割合
電話応対	42.7％
メールなどのビジネス文書作成	35.0％
敬語・言葉遣い	34.3％
食事の際の振る舞い	30.7％
上座・下座など席のルール	29.7％

チャットツールやSNSの発達により電話以外の連絡方法を主に利用してきたZ世代にとっては、文章のように考える時間もなくいきなり話を始めなければならない、電話でのコミュニケーションは難しいものに感じるかもしれません。

また若い世代の読解力や語彙力の低下が問題視されて久しいですが、OECDが行っている学力到達度検査の2022年の結果では、日本は37か国中2位で回復傾向にあります。

これらのことから上位3つの言葉の使い方についてのビジネスマナーは、研修をすることで改善できる可能性が大いにあると言えるでしょう。

参考：株式会社manebi「Z世代300人に聞いたビジネスマナーに対する意識調査発表」

参考：国立教育政策研究所「OECD生徒の学習到達度調査（PISA）」

新入社員に必要なビジネスマナー研修の内容

前の項目でご紹介したアンケート調査で、必要だと思うビジネスマナーの内容についてたずねた所、次のような結果でした。

必要だと思うビジネスマナー	割合
挨拶・返事	60.7％
敬語・言葉遣い	59.0％
身だしなみへの気遣い	52.0％
電話応対	47.7％
メールなどのビジネス文書作成	47.7％
報連相	47.7％

特にIT企業の従業員はクライアントの会社に常駐して働くこともあるため、新入社員のうちからアンケートの結果に挙がるような基本のビジネスマナーを身に着けておくのは大切なことだと言えるでしょう。

前の項目のアンケート結果と上記の結果を踏まえて、新入社員に必要なビジネスマナー研修の内容をご紹介します。

参考：株式会社manebi「Z世代300人に聞いたビジネスマナーに対する意識調査発表」

挨拶

新入社員にまず身に着けてほしいビジネスマナーは挨拶です。

挨拶はコミュニケーションのきっかけを作るものですし、人間関係の土台となる信頼関係の構築に役立ちます。

信頼関係が構築された状態を心理学の言葉でラポール形成と言いますが、新入社員にはラポール形成ができていないと、どんなにコミュニケーションを取ってもその人との関係性は良くならないことを知ってもらう必要があるでしょう。

ビジネスマナー研修で挨拶を教えるにあたって、気を付けたいポイントは次の通りです。

項目	概要
順番	・挨拶はどちらからしてもよいがまず自分からするよう心掛ける
声	・明るく元気な声で挨拶する ・口角を上げると「笑声（えごえ）」になり良い印象を持ってもらえるので笑顔で挨拶する
表情や視線	・相手の顔を見て明るい表情で挨拶する
姿勢	・同時礼（挨拶とおじぎを同時にすること）と分離礼（挨拶をしてからおじぎをすること）の違いを理解しできるだけ分離礼を使う

新入社員には、印象の良い挨拶の方法を身に着けてもらうことで組織になじみ仕事でも成果が挙がりやすくなることを理解してもらうようにしましょう。

敬語

2019年に文化庁が行った「国語に関する世論調査」で全国16才以上の男女1994人を対象に「国語が乱れていると思うか」とたずねた所、次のような結果でした。

回答	割合
非常に乱れていると思う	10.5％
ある程度乱れていると思う	55.6％
あまり乱れていないと思う	27.8％
全く乱れていないと思う	2.4％
わからない	3.7％

66.1％の人が日本語に何らかの乱れを感じているのが現状です。

一方、国語がどのような点で乱れていると思うかたずねた所、次のような結果だったのです。

画像出典：文化庁「令和元年度『国語に関する世論調査』の結果の概要」

敬語の使い方が63.4％を占め、挨拶言葉も32.2％という結果でした。

これらのことから新入社員にビジネスマナー研修で正しい敬語の使い方を覚えてもらうだけで、会社の印象を良くすることができるのがわかります。

ただし新入社員に対するやみくもな押し付けと誤解されないように、ビジネスマナー研修では敬語を使用する理由を次の3つのポイントを踏まえて説明しましょう。

• 敬語は社会のけじめを表す
• 敬語は相手への敬意を表す
• 敬語は良い人間関係を作る

敬語の役割と使うメリットをしっかりと理解してもらうことが大切です。

参考：文化庁「国語に関する世論調査」

身だしなみ

画像出典：日経ビジネス「あなたの『外見』、仕事上のリスクになっていませんか？」

帝京大学社会学科の吉野ヒロ子講師が組織内広報と外見リスクマネジメントの関連についての調査において、職場や取引先の人で身だしなみや着こなし、立ち居振る舞いが不快で交渉を打ち切ったり、わざと疎遠になったりしたことはあるかをたずねた所、上記のような結果が出ました。

男性、女性とも30％前後の人が身だしなみからの不快感が原因で職場や取引先との関係性が悪化した経験を持っていたのです。

職場の人との人間関係や取引において30％もの機会損失があるという捉え方をすると、身だしなみがどれだけ人間関係に影響を与えているかが新入社員にも伝わりやすいでしょう。

新入社員に伝えたい身だしなみのポイントは次の通りです。

• 清潔感を大切にする
• 相手に不快感を与えない
• 仕事のしやすい服装とする

身だしなみに関するビジネスマナー研修においては、新入社員同士で身だしなみチェックをすると他者の印象が大切だということがより理解しやすいでしょう。

電話応対

前の項目でもご紹介したように電話応対に苦手意識を持つ新入社員が増えてきているため、今まで持っていた電話応対は新入社員にすぐ任せられる業務という認識を変え、まず電話応対に対する恐怖心をビジネスマナー研修で取り除くことが重要になるでしょう。

電話応対が苦手と感じる人は、電話応対に対して次のようなイメージを持っています。

• 最初からどんな人とでもスムーズにコミュニケーションができなければいけないと思い込みすぎている
• 待たせてはいけないと思い込みすぎている
• 電話の相手に質問をしてはいけないと勘違いしている

顔が見えない分丁寧なコミュニケーションを取る必要はあるものの、上記のような「完璧な」コミュニケーションを取る必要がないことがわかれば、新入社員も少し気が楽になるのではないでしょうか。

また電話応対には「メモを取る準備をしてから受話器を取る」「挨拶をする」「相槌を打ちながら要件をメモして聴く」といった一定の流れがあるため、その流れさえ理解すれば難しいものではないのをビジネスマナー研修で丁寧に伝えるとよいでしょう。

ビジネス文書作成

ビジネス文書作成も新入社員にとって苦手意識が高いビジネスマナーの1つですが、社内文書と社外文書の違いやビジネス文書を作成する目的など、基本をしっかり理解してもらうことが苦手意識を取り払う第一歩となるでしょう。

またビジネスマナー研修では、一文一義、PREP法など相手に伝わりやすい文章を書くための理論を積極的に身に着けてもらうのがおすすめです。

メール作成

新入社員はインターネットを通じたコミュニケーションの手法としてSNSのメッセージやチャットツールなどを多く使用してきているため、メール作成のマナーと言われてもあまりしっくりこない人が多いでしょう。

そのためまずは、ビジネスマナー研修ではビジネスメールが次の要素で成り立っているのを理解してもらいましょう。

• 件名
• 宛先
• 挨拶
• 書き出し
• 本文
• 結び
• 署名

「件名」や「宛先」、「署名」などはSNSやチャットツールにはないので、新入社員になぜビジネスメールにはこれらの要素が必要なのかを理解してもらう必要があります。

新入社員が今まで行ってきたコミュニケーションの手法にない部分はどこなのかを想像し、その部分を手厚くサポートする形で研修を行うとよいでしょう。

報連相

報連相は新入社員が身に着けたいと感じているビジネスマナーなので、その重要性やメリットは比較的理解していると考えられます。

そのため次のようなポイントを意識して研修を行うのがおすすめです。

• 報連相は速やかに行う
• 報連相それぞれの意味を理解して行う
• 報連相では事実と意見は分けて行う

報連相の正しいやり方を学んで実行することが、チーム内の課題に素早く気づき解決につながる第一歩となるのを理解してもらいましょう。

セイ・コンサルティング・グループではIT業界の新入社員向けにビジネスマナー研修をおすすめしています

セイ・コンサルティング・グループではIT業界の新入社員向けにビジネスマナー研修をおすすめしています。

セイ・コンサルティング・グループでは前の項目でご紹介した新入社員向けのビジネスマナー研修に含めたい内容を全て網羅しているのに加え、新入社員が自分自身でメンタルケアができるようになるのを目的としてビリーフチェンジや感情コントロールの方法も研修内容に含めているのです。

Z世代向けのビジネスマナー研修に悩みを抱えている方は、次のページもごらんください。

3.7 ビジネスマナー研修 - セイコンサルティンググループ (saycon.co.jp)

まとめ

IT企業において新入社員向けのビジネスマナー研修の内容を考える上では、新入社員自身が意欲的に身に着けたいと感じていることと苦手意識を持っていることをバランス良く含めるのが重要だと言えるでしょう。

この記事も参考にして、ぜひ自社のイメージ向上につながり、新入社員が意欲的に取り組めるビジネスマナー研修の内容を考えてみてください。