マニュアル作成のポイントとは？　新人エンジニアの方にもわかりやすく解説

2024年12月6日 最終更新日時 : 2024年12月6日 山崎講師山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。

今日は「マニュアル作成のポイント」についてお話しします。マニュアルと聞くと、少し硬いイメージを持つかもしれませんが、実はとても重要な資料です。特に新しい業務やツールを使うときには、マニュアルがあると心強いですよね。

しかし、ただ情報を並べただけでは、読みにくかったり、内容が伝わりづらかったりすることがあります。そこで今回は、初心者でもわかりやすいマニュアルを作成するためのポイントを、具体的な例を交えながら解説します！

マニュアル作成の基本ステップ

1. 誰のためのマニュアルかを明確にする

まず大事なのは、読者を特定することです。初心者向けのマニュアルなのか、それとも専門知識がある人向けなのかによって、内容や書き方が変わります。

例えば：

  • 初心者向け → 専門用語を避ける、または丁寧に解説する
  • 経験者向け → 簡潔で効率的な説明に重点を置く

もし読者を特定せずに作成すると、「初心者には難しすぎる」「経験者には冗長すぎる」といった問題が起こります。

2. マニュアルの目的を定める

目的が不明確だと、必要な情報が漏れてしまう可能性があります。例えば、「業務の引き継ぎ用マニュアル」と「新システムの使い方マニュアル」では求められる内容が違います。

目的をはっきりさせて、マニュアルを読んだ後に何ができるようになるのかを考えましょう。

わかりやすいマニュアルの構成

1. 見出しで内容を整理する

見出しはマニュアルの「目次」のような役割を果たします。以下のように階層構造を意識しましょう。

  • 大見出し（例: 第1章 システムの基本操作）
    • 中見出し（例: ログイン方法）
      • 小見出し（例: パスワードを忘れた場合）

こうすることで、読者は自分が知りたい情報を探しやすくなります。

2. 手順は順番通りに説明する

手順を説明するときは、実際の作業の順番に沿って書くことが基本です。また、各ステップは簡潔にして、次のように分けると効果的です。

  • 何をするのか（例: 「ブラウザを開く」）
  • どうやるのか（例: 「デスクトップ上のアイコンをダブルクリックする」）
  • 注意点（例: 「インターネット接続が必要です」）

図や表を活用する

文章だけでは伝わりにくい場合、図や表を使うと効果的です。

図の使い方

例えば、「ボタンをクリックする場所」を説明する場合、画面のスクリーンショットを添えて、該当箇所を赤枠で囲むとわかりやすいです。次のようなイメージですね：

図: ボタンの位置を示したスクリーンショット

表の使い方

表は、複数の選択肢を比較するときに便利です。

項目操作内容注意点
ログインIDとパスワードを入力CapsLockに注意
データ入力必須項目を入力する必須項目を空欄にしない
設定変更「設定」タブをクリック保存を忘れない

言葉選びのコツ

1. 専門用語は丁寧に説明する

専門用語が必要な場合は、必ずその意味を補足してください。例えば、「バックアップ」という言葉を使う場合、「データを安全に保管するためにコピーを作成すること」と説明すると良いでしょう。

2. 短く簡潔に

文章が長くなると読みにくくなります。以下のように短くまとめる練習をしましょう。

  • 長い例：「このボタンを押すことで、次の画面に進むことができます。」
  • 短くした例：「ボタンを押すと次の画面に進みます。」

ありがちなミスとその対策

ミス1: 情報が抜けている

解決策 → 作成後に第三者に確認してもらう
実際に使う人が読んで、「わからない」と感じた箇所を直すと完成度が上がります。

ミス2: 情報が多すぎる

解決策 → 重要度で情報を絞る
すべてを書こうとすると、読むのが大変になります。特に初心者向けの場合、最低限必要な情報に絞りましょう。

まとめ

マニュアル作成のポイントは、読者の目線に立つことです。そのために、以下を意識してみてください：

  1. 誰に向けたマニュアルなのかを考える
  2. 目的に沿った内容を整理する
  3. 見出しや手順、図表を活用してわかりやすくする
  4. 作成後に第三者にチェックしてもらう

しっかりとしたマニュアルは、読む人の時間を節約し、効率的に仕事を進める助けになります。ぜひ実践してみてください！
固定費や変動費を削減すれば、損益分岐点を低く抑えることができます。

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投稿者プロフィール

山崎講師
山崎講師代表取締役
セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
この記事に間違い等ありましたらぜひお知らせください。
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