IT企業にお勤めの1年目社員が報告・連絡・相談のスキルを高めるコツ

2024年11月12日 2024年11月12日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。

IT企業に入社したばかりの1年目社員にとって、報告・連絡・相談（いわゆる「ホウレンソウ」）はとても大切なスキルです。多くの人が「ホウレンソウは当たり前」と考えがちですが、意外と難しいものですよね。ここでは、ホウレンソウを効果的に行うコツを解説します。これを身につけると、上司や先輩からの信頼が増し、仕事がよりスムーズに進むはずです！

1. 報告のコツ：「いつ・何を・どう伝えるか」

1-1. いつ報告するか

報告は「できるだけ早く」が基本です。例えばプロジェクトの進捗やトラブルは早めに報告することで、対応が迅速に進みます。上司が確認できるタイミングを意識し、会議前や業務の合間などを見計らって報告すると良いでしょう。

1-2. 何を報告するか

「何を報告すべきか」を判断するのも重要なポイントです。自分にとっては小さな問題でも、チーム全体に影響することがあります。そのため、進捗や問題点、成果、次のステップなど、仕事の「状況」をまとめて報告するよう心がけてください。

1-3. どう伝えるか

伝える際には、ポイントを押さえましょう。たとえば「5W1H」（Who, What, When, Where, Why, How）を意識して、内容が分かりやすい報告にすることが大切です。また、専門用語や略語を多用せず、相手が理解しやすい言葉で話すように心がけましょう。

2. 連絡のコツ：「正確さと簡潔さ」

連絡は、必要な情報を相手に正確かつ簡潔に伝えることが求められます。連絡のタイミングや内容が曖昧だと、相手に余計な不安や混乱を与えてしまうことがあります。具体的な例とともに見ていきましょう。

2-1. メールやチャットでのポイント

IT企業ではメールやチャットでのやりとりが多いです。連絡する際は、以下の点に注意しましょう。

タイトル：件名は簡潔に内容を示す。たとえば、「〇〇プロジェクト進捗報告」や「本日のミーティング議事録」など。
要点を先に伝える：重要な情報は最初に伝えましょう。読み手がすぐに内容を把握できるようになります。
箇条書き：情報が多い場合は箇条書きを使うと、読みやすく整理された印象を与えます。

2-2. 対面での連絡

対面での連絡は短くまとめることが重要です。例えば、上司に急ぎの報告がある場合、「お忙しいところ失礼します。先ほどの件ですが、問題が発生しましたので、対処法についてご相談させていただきたいです」と、状況と目的を簡潔に伝えると良いでしょう。

3. 相談のコツ：「事前に整理し、具体的に」

相談は、仕事の進め方や判断に迷ったときに行うものですが、ただ漠然と相談しても相手にとって負担になります。以下のポイントを押さえて、効果的な相談を行いましょう。

3-1. 問題点を事前に整理する

相談する前に、自分で問題点を整理し、どこが分からないのか、どんなアドバイスが欲しいのかを明確にしておきましょう。例えば、プロジェクトが行き詰まった場合、「作業のどの部分が進まないのか」「これまでに試した解決策」などを整理して伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。

3-2. 具体的な質問をする

相談の際には、「どうすればいいでしょう？」という漠然とした質問よりも、「〇〇について、AかBのどちらの対応が良いでしょうか？」と具体的に聞くと、相手も答えやすくなります。これにより、相手も的確なアドバイスを提供しやすくなり、効率的な解決策に繋がります。

4. ホウレンソウを円滑に行うための工夫

最後に、報告・連絡・相談を円滑に行うためのポイントを紹介します。これらを意識すると、ホウレンソウがスムーズに進みやすくなります。

4-1. 上司や先輩のスタイルを観察する

上司や先輩ごとに、求めるホウレンソウのスタイルが異なることもあります。ある上司は短くまとめた報告を好むかもしれませんし、別の上司は詳細な報告を求めるかもしれません。どんなスタイルを好むかを観察し、それに合わせることで円滑なコミュニケーションが図れます。

4-2. メモを取る習慣をつける

報告や相談の際に、メモを取ることは非常に有効です。メモを見返すことで、自分が伝えるべき内容を整理できるだけでなく、必要なポイントを逃さずに伝えられます。たとえば、打ち合わせの内容や上司からの指示を書き留めておくと、後から「何を伝えるべきか」「何を質問すべきか」が明確になります。

今後の学習指針

ホウレンソウのスキルを磨くことで、信頼関係が築きやすくなり、仕事が円滑に進むようになります。ただし、ホウレンソウのスキルは一朝一夕には身に付かないため、少しずつ実践し、改善していくことが大切です。

ぜひ、日々の業務の中で「報告は早めに」「連絡は簡潔に」「相談は具体的に」を意識して取り組んでみてください。

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投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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