【2025年対応】電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？MFクラウドとfreeeで始めるペーパーレス経理改革
山崎講師こんにちは。ゆうせいです。
今回は、最近話題の「電子帳簿保存法」における「スキャナ保存制度」について、初心者の方でもわかるようにやさしく解説していきます。
「法律の話ってなんだか難しそう…」
そう感じる方も多いのではないでしょうか？でもご安心ください！一つひとつ丁寧に、身近な例えを使いながらお伝えしていきます。
電子帳簿保存法とは？スキャナ保存って何？
まずは基本から確認しましょう。
電子帳簿保存法とは、紙の帳簿や領収書などを、一定のルールに従って電子データで保存してよいとする法律です。
たとえば、これまでは紙のレシートや請求書をファイルにとじて保管していましたが、この法律に従えば、それらをスキャンしてパソコンやクラウド上に保存すればOKになるというわけです。
その中でも「スキャナ保存制度」は、紙でもらった書類をスキャンして保存し、原本を破棄できる制度のこと。2022年の法改正で条件が大きく緩和され、2024年からは電子取引データ（たとえばPDFの請求書など）は、紙での保管が原則NGになりました。
スキャナ保存の法的要件（2025年最新版）
スキャナ保存を活用するには、いくつか守るべきルールがあります。
1. 真実性の確保
「勝手に内容を改ざんしてないよ」という証明が必要です。以前はタイムスタンプ（改ざん防止の電子的な証明）が必須でしたが、2022年の改正で、
- クラウド会計ソフトで訂正・削除履歴が記録されること
- 一定期間内に登録されていること
が満たされれば、タイムスタンプは不要になりました。
2. 可視性の確保
スキャンした画像が読めなければ意味がありません。
- 解像度200dpi以上
- カラーは256階調以上
など、見やすさを保つ基準があります。これは「キレイにスキャンしようね」という話です。
3. 検索機能の確保
保存した書類は、すぐに見つけられるようにしておく必要があります。
最低限、以下の3つで検索できるようにしておきましょう。
| 必須の検索項目 | 説明 |
|---|---|
| 取引年月日 | いつの取引か |
| 取引金額 | いくらの取引か |
| 取引先 | 誰との取引か（会社名など） |
4. 入力期限
書類を受け取ったら、できるだけ早くスキャンして保存します。ルールは以下の2通りです。
| 方法 | スキャン期限 |
|---|---|
| 通常方式 | 受領から「おおむね7営業日以内」 |
| 業務処理サイクル方式 | 最長で「2ヶ月＋7営業日以内」 |
MFクラウド会計でのスキャナ保存対応の魅力
「どうやってそのルールを守ればいいの？」
そんなときに頼れるのが、MFクラウド会計です。
自動でルールを守ってくれる安心感
- スキャナ保存の要件チェックを自動で実施！
- 書類を仕訳に添付するだけで、自動的にクラウドに保存＆検索項目を付与
つまり、何もしなくてもルールを満たせるということです。
OCR機能で入力の手間を削減
OCR（光学文字認識）とは、スキャンした画像から文字を読み取る技術です。
たとえば、スマホでレシートを撮ると…
- 日付
- 金額
- 取引先
を自動で読み取り、仕訳と連携してくれます。面倒な手入力がいりません！
タイムスタンプ不要でも大丈夫
クラウド内での履歴管理や入力期限のチェックができるため、タイムスタンプがなくてもスキャナ保存要件を満たせるのも魅力です。
freee会計も対応しているの？
はい、freee会計もスキャナ保存に対応しています！
- スキャンした書類を「ファイルボックス」にアップロード
- 発行日・金額・発行元などを入力
- または、取引に「添付」することで検索条件を満たせます
OCR機能もあり、取引作成と同時に証憑を添付できるので、こちらも効率的です。
MFクラウド vs freee 比較ポイント
どちらが自分に合っているか迷う方のために、次の表をご覧ください。
| 比較項目 | MFクラウド会計 | freee会計 |
|---|---|---|
| 要件チェック | 自動でアラート＆保存処理も自動 | 手動で添付・入力が必要 |
| OCR精度・操作性 | スマホアプリとの連携がスムーズで高精度 | 操作性はやや慣れが必要 |
| タイムスタンプ対応 | 不要でも履歴管理で対応可能 | 同様に履歴管理で対応可能 |
| 社内規程との連携 | 承認フローや証跡がシステムで一元管理できる | 設定次第で同様の対応は可能 |
| 推奨企業規模 | 複数拠点・証憑が多い企業に最適 | 小〜中規模の柔軟運用向き |
実践のステップと活用ポイント
- 電子帳簿保存法の概要と要件を学ぶ
- クラウド会計のスキャナ保存機能を有効化する
- OCRと検索機能を活用して効率化する
- 社内規程や運用マニュアルを整備する
- 紙原本の廃棄フローも整える
まとめと次のステップ
スキャナ保存制度は、紙の山をデータに変える大チャンスです！
2025年の現在、ルールは以前よりもずっと柔軟になり、タイムスタンプ不要・クラウド対応OK・検索も簡単と、ハードルはかなり下がっています。
特に、MFクラウドやfreeeのような会計ソフトを使えば、専門知識がなくても誰でも運用可能です。
今後は以下の学習をおすすめします。
■ 今後の学習の指針
- 国税庁の「電子帳簿保存法Q&A」で制度の基本を確認
- JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証ソフト一覧を見る
- 社内での導入検討を始め、小さなプロジェクトから運用を試す
- スキャナ保存の社内規程・業務フローのテンプレート作成
「まずはやってみる！」が成功の秘訣です。
スキャナ保存で、あなたの経理業務をもっとラクに、もっとスマートにしていきましょう！
記事化や実務ガイドのPDF資料化をご希望でしたら、お気軽にご相談くださいね！
セイ・コンサルティング・グループでは新人エンジニア研修のアシスタント講師を募集しています。
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