「WBSをさらに活用するためのツール」について、新人エンジニアの皆さんにもわかりやすく解説

2025年1月25日 最終更新日時 : 2025年1月25日 山崎講師山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。

前回は「良いWBSとは？」というテーマで、WBSの基本とその作り方についてお話ししましたね。今回は、 「WBSをさらに活用するためのツール」 をテーマに進めていきます。せっかく作ったWBSをもっと効率的に管理するための便利な方法やツールを紹介します！

WBSを活用するには？ツールの必要性

WBSは、プロジェクト全体を見渡すための「地図」のようなものです。ただし、その地図をどうやって運用するかで成果が大きく変わってきます。

例えば、WBSを紙に書き出して貼り付けて管理している場合、変更が生じたら手間が増えますよね。プロジェクトは動的に進むので、 「変更や進捗を効率的に反映できるツール」 を使うことが重要です。

ここでは、WBSを管理・活用するための具体的なツールを見ていきましょう。

WBS管理に役立つ代表的なツール

1. Excelやスプレッドシート

一番馴染みがあるのがExcelやGoogleスプレッドシートです。

メリット

  • 柔軟性が高い：自由にカスタマイズ可能。
  • 共有が簡単：Googleスプレッドシートなら複数人でリアルタイム編集も可能。

活用方法

  1. 行ごとにタスクを記載。
  2. 列を使って「担当者」「納期」「進捗状況」などを管理。
  3. 条件付き書式を使えば、進捗状況に応じて色を変更することもできます。

例: Excelでの簡単なWBSフォーマット

タスク名担当者期限状況
ユーザー調査佐藤2025/01/25完了
データベース設計高橋2025/02/01進行中
単体テスト鈴木2025/02/10未着手

こうしたシンプルな形式で始めると、初心者にもわかりやすいですね。

2. ガントチャートツール

ガントチャートは、WBSを視覚的に管理するのに非常に便利な形式です。

有名なツール

  • Microsoft Project: 本格的なプロジェクト管理ツール。
  • Smartsheet: Excelライクな使い心地でガントチャート機能付き。
  • Asana: タスク管理が簡単でガントチャートも利用可能。
  • Backlog: IT系プロジェクトに特化したツールで、ガントチャートも搭載。

ガントチャートのメリット

  • スケジュールが一目でわかる：横軸に時間、縦軸にタスクを配置。
  • 進捗の遅れをすぐに把握できる：スケジュールが見える化されるので遅れが発生しにくい。

例: ガントチャートのイメージ

タスク               1/22  1/23  1/24  1/25  1/26  
要件定義              ■■■■■                  
データベース設計            ■■■■              
テスト計画                     ■■■■

このように、どの作業がいつ進むのかを簡単に把握できます。

3. タスク管理ツール

チームで効率的にWBSを運用するなら、タスク管理ツールもおすすめです。

有名なタスク管理ツール

  • Trello: カンバン方式でシンプルにタスクを管理。
  • Jira: ソフトウェア開発向けで、アジャイルプロジェクトにも対応。
  • Notion: WBSだけでなく、文書管理やナレッジ共有にも使える万能ツール。

Trelloの活用例

Trelloでは以下のようにボードを設定して、WBSを管理することができます。

  • To Do（これからやるタスク）
  • In Progress（進行中のタスク）
  • Done（完了したタスク）

これにより、チーム全体で進捗を共有しやすくなります。

4. 専用WBS作成ツール

WBSを作成することに特化したツールもあります。

代表的なツール

  • WBS Chart Pro: WBSを簡単に作成し、Microsoft Projectと連携可能。
  • MindView: マインドマップ形式でWBSを作成。

メリット

  • 作業の分解がしやすい：直感的な操作で階層を整理。
  • 視覚的にわかりやすい：WBSをそのまま図として表示。

初心者には少しハードルが高いかもしれませんが、大規模なプロジェクトには非常に便利です。

ツール選びのポイント

ツールを選ぶ際には、以下の点を考慮すると良いでしょう。

  1. プロジェクトの規模
    小規模なプロジェクトならExcelやTrello、大規模なものならMicrosoft Projectなど。
  2. チームの人数
    多人数のプロジェクトでは、リアルタイムで共有可能なツールが便利です。
  3. 予算
    無料のツール（Googleスプレッドシート、Trelloなど）でも十分な場合があります。まずは手軽なツールから試してみるのがおすすめです。
  4. 操作性
    チーム全体が使いやすいツールを選ぶことが重要です。

まとめ

WBSを活用するためには、目的に合ったツールを使うことが重要です。Excelのような馴染み深いツールから、Trelloやガントチャートなどの専用ツールまで、状況に応じて選択してみましょう。最初は慣れないかもしれませんが、少しずつ触れていくことで、WBSの管理が格段に楽になりますよ！

次回は、「WBSを使ったプロジェクト進行時のトラブル対処法」についてお話しします。それではまた！

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投稿者プロフィール

山崎講師
山崎講師代表取締役
セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
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