Googleドキュメントの便利な機能

2024年11月29日 2024年11月30日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。

みなさん、Googleドキュメントは使ったことがありますか？文章を書くのはもちろん、アイデアの共有やプロジェクトの管理にも役立つ、とても便利なツールです。でも実は、多くの人が知らない便利な機能がたくさんあるんです！今日はそんなGoogleドキュメントの機能をいくつかご紹介しますね。これを知れば、作業の効率がぐっと上がるはずです。

1. 音声入力で文章作成

キーボードでのタイピングが苦手な方や、手が離せないときに便利なのが「音声入力」です。

どう使うの？

メニューバーの「ツール」をクリックします。
「音声入力」を選択すると、マイクアイコンが表示されます。
マイクをクリックして話し始めるだけ！

ここが便利！

例えば、料理の手順をメモしたいときや、話し言葉の文章をそのまま書き起こしたいときに役立ちます。特に議事録をとる際に活躍しますよ！

2. 共同編集でリアルタイムにコラボ

Googleドキュメントの最大の特徴とも言えるのが、リアルタイムでの共同編集機能です。チームメンバーと同時に1つのドキュメントを編集できます。

具体的な使い方

右上の「共有」ボタンをクリックします。
編集者のメールアドレスを入力して、アクセス権限を設定します。

使うとどうなる？

学校のグループ課題や、仕事のプレゼン資料作成など、複数人で進める作業がスムーズに進みます。「誰が何を修正したか」も履歴で確認できますので安心ですね。

3. オフラインモードでどこでも作業

インターネットがない場所でもGoogleドキュメントを編集できる「オフラインモード」。これを使えば、飛行機の中やWi-Fiが弱い場所でも作業が可能です。

設定方法

ChromeブラウザでGoogleドキュメントを開きます。
メニューバーの「設定」から「オフラインを有効にする」にチェックを入れます。

こんなときに便利！

例えば、旅行中にブログを書きたいときや、出先で急に資料を直したいときに活躍します。

4. スマートキャンバスでタスク管理

Googleドキュメントには「スマートキャンバス」という新しい機能が追加されています。この機能では、ドキュメント内にタスクやプロジェクトの情報を埋め込むことができます。

使い方の例

「@」マークを入力して、日付やタスクを挿入。
進行状況をチームで共有。

こんな人におすすめ！

プロジェクトの計画を立てたり、締切日をチーム全員に周知したりするときに便利です。まるでノートとスケジュール帳を一体化させたような感覚で使えますよ。

5. 辞書や翻訳機能で作業をサポート

文章を書くときに単語の意味や外国語への翻訳が必要になること、ありますよね？そんなときはGoogleドキュメント内の「辞書」や「翻訳機能」を使いましょう。

辞書の使い方

分からない単語を選択。
右クリックで「定義」を選ぶと、辞書が表示されます。

翻訳機能の使い方

「ツール」メニューから「ドキュメントを翻訳」を選択。
翻訳したい言語を選ぶだけ。

便利なシーン

たとえば、外国語のレポート作成や、海外の論文を参考にしたいときに非常に役立ちます。

6. アドオンでさらに機能拡張

Googleドキュメントには「アドオン」と呼ばれる拡張機能を追加できます。これにより、自分の用途に合わせてカスタマイズが可能です。

使い方

「拡張機能」メニューから「アドオンを取得」をクリック。
目的に合ったアドオンを検索してインストールします。

まとめ

Googleドキュメントには、これだけ多くの便利な機能があります。一見シンプルに見えるツールでも、使い方次第で可能性は無限大です。どれか一つでも試してみると、作業の効率が大きくアップするはずです。

これからもGoogleドキュメントをもっと便利に使いこなすために、新しい機能を試してみてくださいね！どの機能が一番役立ちそうですか？まずは「音声入力」や「共同編集」からチャレンジしてみるのがおすすめですよ！

投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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