伝言メモのマナー：新人エンジニアのための基本ガイド

2025年1月5日 2025年1月5日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。
職場では、電話の対応や伝言メモを書く機会があると思います。「伝言メモなんて簡単！」と思うかもしれませんが、正確さとマナーが重要です。正しい伝え方ができれば、スムーズな業務のサポートにつながり、信頼も高まります。それでは、伝言メモを書く際の基本的なマナーを見ていきましょう！

1. 伝言メモの目的

伝言メモは、相手に正確な情報を迅速に伝えるための手段です。特に電話対応時には、聞き間違いや不正確な情報がトラブルの原因になりかねません。
伝言メモの基本は、以下の3つ：

必要な情報を正確に記録する
簡潔でわかりやすく伝える
受け取った人がすぐに行動できるようにする

2. 伝言メモに記載すべき内容

伝言メモには、以下の情報を漏れなく記載することが重要です。

基本情報

相手の名前：フルネームが望ましい。
会社名・部署名：外部の方からの連絡の場合は特に大事。
連絡先：電話番号やメールアドレスを正確に。
日時：メモを書いた日付と時間を記録。

具体的な内容

伝言内容：要件を簡潔にまとめます。
- 例：「○○についてのお問い合わせです」「お打ち合わせの件でのご連絡です」
相手の希望：
- 折り返しの連絡を希望しているのか、それとも特定の日時に連絡をしてほしいのか、相手の要望を明記。

自分の情報

自分の名前：万が一、内容について確認が必要になった場合に備えて、誰がメモを作成したかを明記。

3. 伝言メモの書き方

手書きの場合

読みやすい字で記載：丁寧な文字で書きましょう。急いでいても、相手に正確に伝わることが最優先です。
専用の伝言メモ用紙を使用：市販の伝言メモ用紙を使うと、記載内容が整理しやすいです。

デジタルの場合

社内のチャットツールやメールを使う場合、フォーマットを統一すると良いです。
件名をわかりやすくする：
- 例：「【伝言】○○株式会社 △△様よりお電話」

4. 伝言メモ作成の例

手書きメモの例

【伝言メモ】

○○株式会社 △△様より
日時：2025年1月5日 14:30
内容：お打ち合わせの日程について
折り返しの連絡を希望されています。
連絡先：03-XXXX-XXXX

対応者：▲▲（自分の名前）

5. 伝言メモを書く際のマナー

1. 正確に書く

聞き間違いを防ぐために、メモを取りながら確認する癖をつけましょう。
必要に応じて「復唱」して確認すると、間違いが減ります。
- 例：「折り返しのお電話をご希望とのことですね。念のため、もう一度お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか？」

2. 簡潔にまとめる

長文ではなく、必要な情報を箇条書きで記載します。
「誰が」「何を」「どうしてほしいのか」が明確に伝わる内容を意識しましょう。

3. 相手にすぐ渡す

伝言メモは受け取る人に早く渡すことが大切です。忙しいときでも、「急ぎの伝言です」と一言添えると親切です。

6. NG行動：避けるべきミス

1. 不正確な情報を伝える

名前や会社名を間違えると、信頼を損ねる可能性があります。聞き取れなかった場合は、素直に「もう一度お願いします」と確認しましょう。

2. 内容を曖昧に書く

例：「お電話ありました」のみ記載。これでは受け取る側が困ってしまいます。

3. 相手に渡さない

メモを作成しても、受け渡しを忘れてしまうのは大問題です。伝言メモを作成したら、確実に相手に渡す仕組みを作りましょう。

7. 伝言メモを活用するメリット

情報の漏れを防げる 　正確なメモを残すことで、情報の抜け漏れを防ぎます。
信頼関係が築ける 　迅速かつ丁寧に伝言を伝えることで、上司や同僚からの信頼を得られます。
業務効率が上がる 　相手が必要な情報をすぐに把握できるため、業務がスムーズに進みます。

まとめ：伝言メモは「丁寧さ」と「正確さ」が鍵！

伝言メモは一見地味な業務に思えますが、ビジネスの基本であり、あなたの気配りや仕事の丁寧さを表す重要なツールです。
次に伝言を預かったときは、今回のポイントを思い出しながら、正確かつ迅速に相手へ届けてみてくださいね！

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投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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