新人エンジニア向けの「メールの扱い」について、新人研修講師の方に向けて解説

2024年12月17日 2024年12月17日山崎講師

山崎講師

こんにちは。ゆうせいです。

新人エンジニアが最初に学ぶべきビジネススキルのひとつに「正しいメールの使い方」があります。メールは業務の基本ツールですが、使い方を間違えるとミスコミュニケーションや業務の遅延を招くことがあります。特にエンジニアはタスク管理や効率的なコミュニケーションが求められるため、メール運用のコツを押さえておくことが大切です。

今回は、新人エンジニアに教えたい正しいメールの使い方を具体的に解説します！実践しやすいポイントをまとめていくので、ぜひ参考にしてください。

1. 受信トレイを空にして帰る

なぜ空にするのか？

受信トレイに未処理のメールが残っていると、タスクの抜け漏れが起きる可能性があります。毎日の業務終了時には受信トレイを整理し、未処理のメールがない状態にすることが理想です。

どうやって整理する？

即返信可能なメール：すぐに返信して処理完了。
後で対応するメール：フォルダ分けして「要対応」や「ToDoリスト」に追加する。
情報共有だけのメール：アーカイブするか適切なフォルダに移動。

受信トレイを整理しておくことで、翌日の業務もスムーズにスタートできます。「何を処理していないか」が明確になるので、効率的にタスクをこなせます。

2. メールのチェック回数を絞る

メールは1日何回確認すればいい？

メールを何度も確認していると集中力が途切れてしまいます。効率的に仕事を進めるためには、メールのチェック回数を 1日3回程度 に絞るのがおすすめです。

例えば、

午前中の始業時
昼休み後
業務終了前

この3つのタイミングでチェックする習慣をつけましょう。常にメール通知をオンにしていると、作業が中断され生産性が下がります。通知はオフにして、定期的にまとめて確認するよう心がけましょう。

3. 添付ファイルのあるメールには必ず返信する

なぜ添付ファイルに返信するのか？

添付ファイルがあるメールは、「相手が何か作業や確認を依頼している」ことが多いです。返信がないと「きちんと届いたのか？」「確認したのか？」と相手を不安にさせてしまいます。

ポイント

ファイルを受け取ったら 「受け取りました」「確認します」 と返信する。
確認後に 「内容を確認しました」 など、進捗報告を送る。

例：
「添付ファイル、確かに受領しました。内容を確認し、必要な対応を進めます。確認完了次第、ご連絡いたします。」

小さな気遣いですが、信頼関係を築くためには重要です。

4. 返信の基本は24時間ルール

24時間ルールとは？

ビジネスメールの返信は、原則 24時間以内 に行うのがマナーです。特に、新人の場合は「メールが届いているか？」の確認が重要です。返信が遅れると「仕事を放置している」と思われることがあります。

即答できない場合は？

すぐに回答ができない場合でも、以下のように返信しましょう。
「ご連絡ありがとうございます。内容を確認し、明日までにお返事いたします。」

このように、一時的な返信を送ることで、相手に安心感を与えることができます。

まとめ：正しいメール運用の基本ルール

最後に、今日紹介したポイントを一覧にまとめます。

項目	内容
受信トレイの整理	未処理メールを残さず、毎日空にする
メールの確認回数を絞る	1日3回程度に制限し、通知をオフにする
添付ファイルメールの返信	必ず受け取りの返信を行う
返信の24時間ルール	24時間以内に返信、回答が遅れる場合は一報

これらを習慣づければ、メール管理がスムーズになり、業務効率も格段に向上します。

今後の学習の指針

メールだけでなく、チャットツールやタスク管理ツールも組み合わせて使うことで、さらに効率的な業務遂行が可能です。新人エンジニアとしては、まずメールの基本ルールを徹底し、その後、社内のコミュニケーションツールの使い方も学んでいきましょう！

セイ・コンサルティング・グループでは新人エンジニア研修のアシスタント講師を募集しています。

投稿者プロフィール

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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