ZOOMを使った研修のセキュリティ設定はどうあるべきか？

2020年4月27日 2021年7月19日山崎講師

山崎講師

ZOOMを使った研修の依頼が増えてきました。

主催企業や内容にもよりますが、一般的な新人研修などですと会議などとは違ったレベルのセキュリティが求められると考えられます。

そこで今回最低限度必要なセキュリティ設定を以下の3点にまとめてみました。

１．パスワードを設定する

２．URLにパスワードを埋め込まない

３．待機室を有効にする

１．パスワードを設定する

　打ち合わせ等に使うインスタントミーティングと違い、開催日時が決まっている研修の場合はパーソナルミーティングになることが多いと思います。その前提で説明します。

　以下のように私の場合は、チェックをオンにして「PMIを使用しているすべてのミーティング」にチェックを入れ、パスワードを設定しています。

このパスワードもURLに埋め込んであるとそのURLを不用意にSNSなどで拡散された場合に侵入されてしまいます。そのため、次の対策が必要になります。

　パスワードが埋め込まれたURLはこんな感じです。

https://us04web.zoom.us/j/2018898511?pwd=cH2SE2vcHVHMVpubTkzbjdJOU41UT08
　※ミーティングIDとパスワードは架空のものです。

　前述のとおり、これをクリックされると研修が荒らされてしまいますので、ミーティングIDとパスワードは別々の方法で伝えるべきです。

　待機室とは、ミーティングの主催者が準備している間、参加者をバーチャルな待機室で参加を待たせておく機能のことです。

Webページの設定画面は以下になります。

　この英文には以下の意味があります。

出席者がミーティングに参加する場合、待機室に入室させ、ホストに個別に入室を要求するようにします。待機室を有効にすると、ホストより先に参加者を参加させる設定が自動的に無効になります。

　なお、ZOOM起動中の場合は、「セキュリティ」から「待機室を有効化」でも設定することが可能です。

　私は、研修受講者には「社員番号_氏名」という名前のルールで入ってきてもらうようにしています。そうすることで出席者名簿と照らし合わせて不審な出席者をブロックすることが可能になります。

以上、3点、研修を行う上では通常の会議とは違うセキュリティが求められ、必須項目としては、「パスワードを設定する」「URLにパスワードを埋め込まない」、「待機室を有効にする」だというお話をさせていただきました。

山崎講師代表取締役

セイ・コンサルティング・グループ株式会社代表取締役。
岐阜県出身。
2000年創業、2004年会社設立。
IT企業向け人材育成研修歴業界歴20年以上。
すべての無駄を省いた費用対効果の高い「筋肉質」な研修を提供します！
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